Regulamin

I. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z platformy internetowej RozliczDotacje.eu, służącej do rozliczania dotacji oświatowych, w tym zasady rejestracji, dostępu do platformy, przetwarzania danych osobowych oraz bezpieczeństwa informacji1.
2. Platforma powstała w ramach projektu „Cyfryzacja rozliczania dotacji oświatowej”, dofinansowanego ze środków Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2011-20271.

II. Rejestracja i dostęp do platformy

1. Korzystanie z platformy wymaga założenia indywidualnego konta użytkownika, które jest niezbędne do zabezpieczenia dostępu do systemu oraz jego funkcji1.
2. Uwierzytelnienie odbywa się poprzez podanie loginu (adresu e-mail) oraz hasła przypisanego do konta. Hasło powinno być znane wyłącznie użytkownikowi1.
3. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania poufności danych logowania, nieudostępniania konta osobom trzecim oraz niezwłocznego zgłoszenia administratorowi wszelkich podejrzeń o nieautoryzowany dostęp1.
4. Każdemu użytkownikowi przypisywana jest jedna z ról: Administrator, Gmina lub Użytkownik, różniących się zakresem uprawnień i odpowiedzialności1.

III. Zakres korzystania z platformy

1. Platforma służy wyłącznie do wprowadzania, przetwarzania oraz eksportu danych dotyczących dokumentów kosztowych i rozliczeń dotacji oświatowych dla własnych, zdefiniowanych placówek1.
2. Użytkownik zobowiązuje się wykorzystywać system wyłącznie w celach związanych z realizacją obowiązków wynikających z udzielonych dotacji oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa1.

IV. Odpowiedzialność za dane

1. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowość, kompletność oraz aktualność wprowadzanych danych. Dane muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami dotyczącymi rozliczania dotacji1.
2. Wszelkie błędy lub nieprawidłowości w danych mogą skutkować konsekwencjami prawnymi i finansowymi wobec użytkownika i jednostki1.

V. Eksport, raportowanie i przesyłanie danych

1. Użytkownik ma prawo eksportować dane oraz generować raporty wyłącznie w zakresie niezbędnym do rozliczeń i sprawozdawczości wobec organów administracyjnych1.
2. Przesyłanie danych do systemu ODPN wymaga stosowania się do obowiązujących procedur bezpieczeństwa oraz ochrony informacji. Funkcja ta służy wyłącznie realizacji obowiązków rozliczeniowych1.

VI. Bezpieczeństwo i prywatność

1. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z aplikacji zgodnie z zasadami bezpieczeństwa IT, w tym nieudostępniania danych i kont osobom nieuprawnionym oraz do niepodejmowania działań, które mogłyby zakłócić działanie systemu lub naruszyć integralność danych1.
2. W przypadku wykrycia incydentów bezpieczeństwa użytkownik powinien niezwłocznie powiadomić administratora systemu1.

VII. Przetwarzanie danych osobowych

1. Administrator danych

   Administratorem danych osobowych jest Ogólnopolski Operator Oświaty, z siedzibą pod adresem: Gorczyczewskiego 2/7, 60-554 Poznań, [email protected], tel. +48 61 843 63 04.

2. Zakres i cel przetwarzania

   Dane osobowe użytkowników przetwarzane są w celu:

   • rejestracji i zarządzania kontem użytkownika
   • prowadzenia rozliczeń dotacji oświatowych i dokumentacji kosztowej
   • generowania raportów i eksportu danych na potrzeby jednostek administracyjnych
   • wysyłania danych do systemu ODPN
   • zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania platformy
   • kontaktowania się z użytkownikami w sprawach związanych z korzystaniem z platformy
3. Podstawa prawna przetwarzania

   Dane osobowe przetwarzane są na podstawie:

   • niezbędności do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
   • wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
   • uzasadnionych interesów administratora, takich jak zapewnienie bezpieczeństwa systemu i rozliczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
4. Kategorie przetwarzanych danych

   Przetwarzane mogą być:

   • dane identyfikacyjne (imię, nazwisko)
   • dane kontaktowe (adres email)
   • dane dotyczące konta użytkownika (login, hasło)
   • dane związane z dokumentacją kosztową i rozliczeniami dotacji
5. Udostępnianie danych

   Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom upoważnionym, takim jak:

   • jednostki administracyjne odpowiedzialne za nadzór i rozliczanie dotacji
   • dostawcy usług IT wspierający działanie platformy
   • system ODPN w celu przesyłania danych rozliczeniowych

   Podmioty przetwarzające dane działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych i zobowiązane są do zachowania poufności.

6. Okres przechowywania danych

   Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a także przez okres wymagany przepisami prawa dotyczącymi archiwizacji dokumentacji finansowej i rozliczeniowej.

7. Prawa użytkownika

   Użytkownik ma prawo do:

   • dostępu do swoich danych osobowych,
   • sprostowania błędnych lub nieaktualnych danych,
   • usunięcia danych, o ile nie stoi to na przeszkodzie realizacji obowiązków prawnych,
   • ograniczenia przetwarzania danych,
   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionych interesów,
   • przenoszenia danych,
   • wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych.
8. Bezpieczeństwo danych
   • Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub udostępnieniem.
   • Użytkownicy zobowiązani są do zachowania poufności swoich danych logowania oraz do korzystania z platformy zgodnie z zasadami bezpieczeństwa1.

VIII. Zmiany regulaminu i polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym regulaminie oraz polityce prywatności. O wszelkich istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani z odpowiednim wyprzedzeniem, a dalsze korzystanie z platformy po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację nowych warunków.

IX. Przestrzeganie przepisów prawa

1. Korzystanie z platformy musi odbywać się w pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi rozliczania dotacji oświatowych, ochrony danych osobowych oraz innych regulacji administracyjnych. Użytkownik zobowiązuje się do bieżącego śledzenia zmian w przepisach i dostosowywania działań w platformie do wymogów prawnych.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego oraz przepisy RODO.